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Artículos NVG

10
Oct

IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS PROCESOS (Primera parte)

IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS PROCESOS (Primera parte) “Proceso: Conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación artificial”. En la actualidad, la Administración Pública está experimentando una transformación muy importante en sus estructuras, tratando de ofrecer el mejor servicio y la mejor respuesta a las necesidades de sus usuarios y al cumplimiento las obligaciones que le establecen la normatividad correspondiente. Después de 14 años de emitida la Ley General de Contabilidad Gubernamental; así como otras disposiciones, como la Ley de Disciplina Financiera de las Entidades Federativas y los Municipios; la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública; entre otras, las instituciones públicas mantienen la necesidad de revisar, verificar y en su caso modificar los procesos de operación, con la intención de ajustarse a los nuevos tiempos y hacer más eficientes y eficaces la aplicación de recursos y contribuir a la rendición de cuentas. Para afrontar con éxito la identificación y el análisis de los procesos, se indican las etapas a seguir: – Constitución y formación del Grupo de Mejora. – Elaboración del mapa de procesos y de la documentación de los procesos identificados. – Confirmación del mapa de procesos con los responsables de las áreas y/o procesos. – Verificar que las actividades descritas en los procesos sean los que establece la normatividad interna (manual de procedimiento y definición en el reglamento) Previamente a la elaboración del mapa de procesos de una Dirección o área, es necesario que se tenga claro la Misión y Visión del área. La Misión es la razón de ser de la Dirección o Unidad, debe definirse en una oración donde se explique el propósito fundamental de su existencia, es decir, a qué se dedica, quiénes son sus clientes y su diferencia en relación a otras Direcciones o Unidades, con funciones similares. Es decir, por qué el usuario o cliente utiliza ese los servicios de la Dirección. Algunas preguntas que pueden ayudar a la hora de definir la Misión son las siguientes: – ¿Quiénes somos? – ¿A qué nos dedicamos? – ¿Cuál es nuestra razón de ser? – ¿Por qué existimos? – ¿Por qué y para qué hacemos lo que hacemos? – ¿Para quién lo hacemos? – ¿Cómo lo hacemos? – ¿En qué nos diferenciamos? La Visión es el estado que desea alcanzar en la Dirección en el futuro, para poder cumplir la Misión. Se define en una declaración que presenta los valores y principios. Los valores son aquéllos principios de comportamiento que el personal de la Dirección deberá asumir para que la Institución tenga éxito. Algunas preguntas que pueden ayudar a la hora de definir la Visión son las siguientes: – ¿Qué y cómo queremos ser dentro de unos años? – ¿En qué nos queremos convertir? – ¿Qué valores respetamos? – ¿En qué nos diferenciamos? – ¿Para quién hacemos lo que hacemos? Tanto la Misión como la Visión deben ser conocidas y compartidas por todos los miembros de la Dirección y por todos aquellos que tengan relación con el mismo. Por tanto, se deben publicar y difundir en forma adecuada a los involucrados e interesados. Toma mucha importancia Identificar de los grupos de interés Grupo de interés: son todos aquellos que tienen interés en los servicios y operaciones que desarrolla la organización. Entre los que podemos destacar a: clientes, empleados, proveedores, etc. Cliente/usuario: es la persona que utiliza los servicios de la dirección o departamento. Antes de elaborar el mapa de procesos, se deberá tener identificados a sus grupos de interés. A la hora de identificar los grupos de interés del servicio, es aconsejable utilizar la tormenta de ideas, donde todos los participantes aportarán sus ideas sobre cuáles son los grupos de interés del Servicio. A continuación, se identifican los distintos grupos y se relacionan con los servicios y/o actividades demandadas. No podemos olvidar que los procesos clave estarán dirigidos a cubrir las necesidades y expectativas de los clientes y usuarios. Por ello, deberán estar claramente identificados. Necesidades y expectativas de los clientes/usuarios Las necesidades de los clientes/usuarios marcarán la existencia de los procesos clave dentro del Servicio. Se Realizan funciones y actividades porque existen necesidades que se han de cubrir o normas que cumplir. Las expectativas de los clientes/usuarios marcarán las características que esperan que tengan los servicios demandados. El nivel de satisfacción del cliente/usuario o cumplimiento de las disposiciones dependerá de cómo se cubran sus expectativas y necesidades de realizarlas. La Dirección centrará sus esfuerzos en cubrir las tareas que los clientes/usuarios o normatividad debe alcanzar el mayor grado de satisfacción y cumplimiento. Los niveles de prestación del servicio que el cliente puede apreciar se pueden resumir en: Básicos: son imprescindibles para cubrir las necesidades básicas. requisitos mínimos que se deben cubrir. Esperados: valores o requisitos que el cliente da por supuestos. Deseados: valores o requisitos que el cliente no espera, pero los valora y aprecia. No previstos: atributos sorpresa, más allá de las expectativas. Para que el cliente quede satisfecho, su percepción tendrá que ser superior a sus expectativas. Percepción/Expectativas = Satisfacción Es posible que se localicen deficiencias en la realización del servicio o cumplimiento de las obligaciones, puede ser que existe una diferencia entre las actividades que se realizan y el deber ser. Elaboración del mapa de procesos. Entendemos por proceso: el conjunto de actividades y recursos, interrelacionados, que transforman elementos de entrada en elementos de salida, aportando valor añadido para el cliente/usuario y para la rendición de cuentas. El procedimiento es: la forma específica de llevar a término un proceso o una parte del mismo. Dependiendo del caso podrá o no recogerse por escrito. El resultado del proceso dependerá de los recursos que se utilicen (humanos, materiales), mientras que los procedimientos son, simplemente: una serie de instrucciones que sirven de guía para realizar un proceso, o una parte del mismo. El mapa de procesos recoge la interrelación de todos los procesos que realiza una organización. Clasificación de los procesos. Todos los procesos que se realizan en un Servicio de una Unidad o Dirección tienen que ser necesarios (si no lo fueran habría que eliminarlos). Algunos de ellos constituyen los procesos vitales. Ésta es la verdadera misión del Servicio y, todos los demás, trabajan para ellos, ya sea complementándolos o haciéndolos posibles. Así cualquier proceso puede catalogarse como importante Para lograr una visión, en conjunto, que nos permita tener presente todo lo que es vital y lo que no lo es, resulta necesario realizar una clasificación. Es por ello que se hace de acuerdo a la importancia estratégica para la calidad y cumplimiento de las disposiciones, dividiendo los procesos en tres niveles: procesos estratégicos, procesos operativos o claves y procesos de soporte. Esta clasificación de los procesos se dará conocer en el siguiente publicación (segunda arte). José Antonio Guerrero Muñoz CPC Maestro en Contabilidad y Auditoría Gubernamental    

09
Sep

*Organismos no contemplados en la Ley General de Contabilidad Gubernamental (LGCG)*

*Organismos no contemplados en la Ley General de Contabilidad Gubernamental (LGCG)* La Constitución Política para el Estado de Guanajuato en su artículo 2 deja claro el principio de legalidad al establecer: El Poder Público únicamente puede lo que la Ley le concede y el gobernado todo lo que ésta no le prohíbe. Los servidores públicos respetarán el ejercicio del derecho de petición… Por su parte la Ley General de Contabilidad Gubernamental (LGCG) indica en su primer artículo: La presente Ley es de observancia obligatoria para los poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial de la Federación, los estados y el Distrito Federal (hoy Cd. de México); los ayuntamientos de los municipios; los órganos político-administrativos de las demarcaciones territoriales del Distrito Federal (hoy Cd. de México); las entidades de la administración pública paraestatal, ya sean federales, estatales o municipales y los órganos autónomos federales y estatales. Por lo que surge la Pregunta: ¿Qué pasa con los: Organismos Intermunicipales; Organismos Inter estatales? ¿Deben cumplir o no con la LGCG y documentos de CONAC? La Respuesta es categórica: Desde el punto de vista literal y bajo el principio de legalidad NO La Fracción XII, del artículo 4 de la LGCG; define los Entes públicos: como, los poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial de la Federación y de las entidades federativas; los órganos autónomos de la Federación y de las entidades federativas; los ayuntamientos de los municipios; los órganos político-administrativos de las demarcaciones territoriales del Distrito Federal; (Hoy Cd. De México) y las entidades de la administración pública paraestatal federal, estatal o municipal; Dentro de la normatividad el Consejo Nacional de Contabilidad (CONAC) Explica el postulado básico, al indicar que: El ente público es establecido por un marco normativo específico, el cual determina sus objetivos, su ámbito de acción y sus limitaciones; con atribuciones para asumir derechos y contraer obligaciones. En nuestra investigación localizamos otra definición en Ley Orgánica de la Administración Pública Federal El ente público es aquel que tiene las atribuciones para asumir derechos, y contraer obligaciones derivadas de las facultades que le confieren los marcos jurídicos y técnicos que le apliquen; es decir, que maneje, utilice, recaude, ejecute o administre recursos públicos. Lo anterior con la intención de dejar claro, qué es un ente público; ahora intentare abordar el tema de las entidades de la administración Pública, con los que los poderes ejecutivos, tanto el federal como de las entidades federativas, se auxilia para realizar actividades específicas, mencionadas en todas las leyes Orgánicas, y como ejemplo me refiero a la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal Artículo 3o.- El Poder Ejecutivo de la Unión se auxiliará en los términos de las disposiciones legales correspondientes, de las siguientes entidades de la administración pública paraestatal: I.- Organismos descentralizados; II… En la misma Ley Orgánica encontramos que el: Artículo 45.- Son organismos descentralizados las entidades creadas por ley o decreto del Congreso de la Unión o por decreto del Ejecutivo Federal, con personalidad jurídica y patrimonio propios, cualquiera que sea la estructura legal que adopten. Por su parte la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, en el artículo 115, reza: Los estados adoptarán, para su régimen interior, la forma de gobierno republicano, representativo, democrático, laico y popular, teniendo como base de su división territorial y de su organización política y administrativa, el municipio libre, conforme a las bases siguientes: En esta misma disposición Fracción III, inciso (i), faculta a: Los Municipios, previo acuerdo entre sus ayuntamientos, podrán coordinarse y asociarse para la más eficaz prestación de los servicios públicos o el mejor ejercicio de las funciones que les correspondan. En este caso y tratándose de la asociación de municipios de dos o más Estados, deberán contar con la aprobación de las legislaturas de los Estados respectivas.…. Sin embargo, El artículo 1 de la propia LGCG, en su primer párrafo, dictamina que: La presente Ley es de orden público y tiene como objeto establecer los criterios generales que regirán la contabilidad gubernamental y la emisión de información financiera de los entes públicos, con el fin de lograr su adecuada armonización. Conclusión.– Todos los Organismos públicos que son creados bajo la normatividad de la administración pública, cualquiera que sea la forma de constitución, se encuentra obligada a cumplir con la LGCG y documentos de CONAC. Ya sean estos como OPD’s, empresas de participación o Fideicomisos. A continuación mencionaré algunos organismos del estado de Jalisco como muestra del tema, los cuales se encuentran en esta situación Ejemplo de Intermunicipales. Instituto Metropolitano de Planeación del Área Metropolitana de Guadalajara (El Salto, Guadalajara, Ixtlahuacán de los Membrillos, Juanacatlán, Tlaquepaque, Tlajomulco de Zúñiga, Tonalá y Zapopan) Junta Intermunicipal de Medio Ambiente para la Gestión Integral de la Cuenca Baja del Río Ayuquila de Autlán de Navarro (JIRA) Autlán de Navarro, Ejutla, El Grullo, El Limón, Tonaya, Tolimán, Tuxcacuesco, San Gabriel, Unión de Tula y Zapotitlán de Vadillo Junta Intermunicipal de Medio Ambiente para la Gestión Integral de la Cuenca Baja del Río Coahuayana de Tamazula de Gordiano (JIRCO) Concepción de Buenos Aires, Gómez Farías, Mazamitla, Pihuamo, Quitupán, Tamazula de Gordiano, Tecalitlán, Tonila, Tuxpán, Valle de Juárez, Zapotiltic y Zapotlán el Grande Junta Intermunicpal de Medio Ambiente de La Huerta (JICOSUR) Junta Intermunicpal de Medio Ambiente de Sierra Occidental y Costa; Atenguillo, Cabo Corrientes, Guachinango, Mascota, Mixtlán, San Sebastián del Oeste y Talpa de Allende (JISOC) Sistema Intermunicipal del Manejo de Residuos (EJIAS) Y/O (JIAS) Acatic, Arandas, Cañadas de Obregón, Jalostotilán, Jesús María, Mexticacán, San Ignacio Cerro Gordo, San Julián, San Miguel El Alto, Tepatitlán de Morelos, Valle de Guadalupe y Yahualica de González Gallo. Sistema Intermunicipal del Manejo de Residuos LAGUNAS (Zapotlán el Grande, Gómez Farías y Amacueca) Sistema Intermunicipal del Manejo de Residuos Mazamitla, Quitupan, Tizapán el Alto, Valle de Juárez. Sta. María del Oro, Tuxcueca, Concepción de Buenos Aires, La Manzanilla de la Paz, Marcos Castellanos (SIMAR SURESTE) Sistema Intermunicipal del Manejo de Residuos Tecalitlán, Tamazula, Tuxpán, Pihuamo, Jilotlán, Zapotiltic, Tonila (SIMAR SUR SURESTE) Asociación Intermunicipal para la Protección del Medio Ambiente y Desarrollo Sustentable del Lago Chapala (AIPROMADES) IPROMADES se creó en 2009. Está conformada por 16 municipios de Jalisco José Antonio Guerrero Muñoz CPC Especialista en Contabilidad Gubernamental Septiembre 2022

09
Sep

PRINCIPALES LIBROS DE LA CONTABILIDAD

PRINCIPALES LIBROS DE LA CONTABILIDAD …en el diario debe aparecer el registro de las operaciones efectuadas, mostrando también las circunstancias no técnicas que intervinieron en ellas Principio de Contabilidad de:  Alejandro Prieto El jueves 7 de Julio del 2011, se publico en el Diario Oficial de la Federación el “Acuerdo por el que se emiten los Lineamientos mínimos relativos al diseño e integración del registro en los Libros Diario, Mayor e Inventarios y Balance (registro Electrónico); documento que corresponde con los textos aprobados por el Consejo Nacional de Armonización Contable, mismo que fue autorizado en la reunión celebrada el 23 de junio del mismo año. Este acuerdo pretende ampliar la disposición del artículo 35 de la Ley General de Contabilidad Gubernamental, en la que claramente establece que: Artículo 35.- Los entes públicos deberán mantener un registro histórico detallado de las operaciones realizadas como resultado de su gestión financiera, en los libros diario, mayor, e inventarios y balances. Como se puede apreciar la disposición es demasiado concreta, para efectos de los que nos desarrollamos en este medio, no es desconocido que existe un Libro Diario, un Mayor y un más de Inventarios y Balances, debido a que es uno de los primeros conceptos que se aprenden en el estudio de la contabilidad y que forma parte esencial de este tema. Sin embargo en muchas ocasiones nos hemos preguntado ¿desde cuando y como surgió el registro de las operaciones en el Libro Diario, Mayor e Inventario y Balance? Antecedentes: La contabilidad de doble entrada se inicio en las ciudades comerciales italianas; los libros de contabilidad más antiguos que se conservan provienen de la ciudad de Génova, datan del año 1340, y muestran que, para aquel entonces, las técnicas contables estaban ya muy avanzadas. El inicio de la literatura contable queda circunscrito a la obra del monje veneciano Luca Pacioli titulada: "La Summa de Aritmética, Geometría Proportioni et Proportionalitá" en donde se considera el concepto de la partida doble por primera vez. A pesar de que la obra de Pacioli, más que crear, se limitaba a difundir el conocimiento de contabilidad, en sus libros se sintetizaban principios contables que han perdurado hasta nuestro días. Fray Luca Pacioli, quien en el año 1494, estableció las bases de toda la teoría contable. Entre uno de los varios méritos que tuvo este monje, estuvo el de haber explicado en forma detallada los procedimientos que se debían aplicar para el manejo de las cuentas lo cual se conoce hasta hoy como la teoría de la partida doble o teoría del cargo y del abono. El valor de los principios establecidos por el monje Fray Luca Pacioli ha transcendido hasta nuestros días, en el sentido de que todos los negocios recurren de alguna manera al registro de sus operaciones a través de la teoría de la partida doble. Dentro del "Tractus XI- Particularis de computis et scripturis" (uno de sus tantos escritos), nos dejó su legado a través de 36 capítulos (tratado de cuentas de contabilidad por la partida doble) dando inicio a la Contabilidad. Algunas de sus aportaciones son: Aconseja utilizar 4 libros: Inventario y Balances, Borrador o Comprobante, Diario y Define Reglas de la partida doble (o Principios fundamentales): No hay deudor sin acreedor. La suma que se adeuda a una o varias cuentas han de ser igual a lo que se abona. Todo el que recibe debe a la persona que da o entrega. Todo valor que ingresa es deudor y todo valor que sale es acreedor Toda pérdida es deudora y toda ganancia acreedora. Entre otras Como se puede apreciar ya desde el inicio de la técnica contable Fray Luca Pacioli propone el establecimiento de los tres libros para el registro de las operaciones de un ente económico. En Nuestro país. En la época de don "PORFIRIO DIAZ” año de 1889, se contemplaba la obligación de registrar los movimientos de los negocio; a través del “Código de Comercio”, del cual extraemos síntesis de algunos artículos relacionados con el tema: Artículo 33.- El comerciante está obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado. Este sistema podrá llevarse mediante los instrumentos, recursos y sistemas de registro y procesamiento que mejor se acomoden a las características particulares del negocio,… Artículo 34.- Cualquiera que sea el sistema de registro que se emplee, se deberán llevar debidamente encuadernados, empastados y foliados el libro mayor y, en el caso de las personas morales, el libro o los libros de actas. … Artículo 35.- En el libro mayor se deberán anotar, como mínimo y por lo menos una vez al mes, los nombres o designaciones de las cuentas de la contabilidad, su saldo al final del período de registro inmediato anterior, el total de movimientos de cargo o crédito a cada cuenta en el período y su saldo final. … Artículo 46.- Todo comerciante está obligado a conservar los libros, registros y documentos de su negocio por un plazo mínimo de diez años. Los herederos de un comerciante tienen la misma obligación. México Moderno. Bajo la identificación fiscal 5230 designada en agosto de1932, la Escuela Bancaria de Comercio, inicia el registro de su historia contable con su primer libro de asiento del diario. Junto con el libro mayor, el libro diario tiene como propósito llevar el recuento de los hechos relacionados con una negociación. En los cursos por correspondencia redactados en 1931 y publicados en el libro Principios de contabilidad un año después, Alejandro Prieto escribe que: …en el diario debe aparecer el registro de las operaciones efectuadas, mostrando también las circunstancias no técnicas que intervinieron en ellas, será necesario que reciba la anotación correspondiente antes que el mayor mismo, puesto que este último sólo habrá de concretarse a la clasificación de dichas operaciones. El diario es, en consecuencia, el libro de “primera anotación” que pudiéramos llamar, del cual se toman los datos necesarios para los asientos del mayor general. (p. 122) Cada página está minuciosamente trabajada y cubierta con la precisa caligrafía de Don Alejandro; elementos como el folio y el sello de autorización nos permiten descubrir cómo era llevado el control contable y administrativo en el México moderno.   Escuela Bancaria y Comercial   Libro diario Nº 1                                 1932 – 1938 Normatividad. El “CÓDIGO FISCAL DE LA FEDERACIÓN”, deja claro en su artículo 28, la obligatoriedad entre otras de: Artículo 28. Las personas que de acuerdo con las disposiciones fiscales estén obligadas a llevar contabilidad, estarán a lo siguiente: La contabilidad, para efectos fiscales, se integra por los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos, los equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros, además de la documentación comprobatoria de los asientos respectivos, … y los elementos adicionales que integran la contabilidad. Por su parte el REGLAMENTO DEL CÓDIGO FISCAL DE LA FEDERACIÓN, en el “Artículo 33.- Para los efectos del artículo 28, fracciones I y II del Código, se estará a lo siguiente”: … Los registros o asientos contables deberán: … Integrarse en el libro diario, en forma descriptiva, todas las operaciones, actos o actividades siguiendo el orden cronológico en que éstos se efectúen, indicando el movimiento de cargo o abono que a cada una corresponda, así como integrarse los nombres de las cuentas de la contabilidad, su saldo al final del periodo de registro inmediato anterior, el total del movimiento de cargo o abono a cada cuenta en el periodo y su saldo final. Partiendo de estas disposiciones, los entes públicos se encuentran obligados a llevar contabilidad, tal vez de una manera especial o diferente tomando en cuenta que para las entidades públicas es obligatorio el registro y control del presupuesto, por lo tanto es indispensable considerar la norma para este ámbito. Es así como la Ley General de Contabilidad Gubernamental define claramente el Sistema de Contabilidad en su artículo: Artículo 18.- El sistema estará conformado por el conjunto de registros, procedimientos, criterios e informes, estructurados sobre la base de principios técnicos comunes destinados a captar, valuar, registrar, clasificar, informar e interpretar, las transacciones, transformaciones y eventos que, derivados de la actividad económica, modifican la situación patrimonial del gobierno y de las finanzas públicas. Así mismo, el artículo 35, establece que los entes públicos deberán mantener un registro histórico detallado y en tiempo real de las operaciones realizadas como resultado de su gestión financiera, en los libros Diario, Mayor, e Inventarios y Balances (Libros Principales de Contabilidad (Registro Electrónico)). El objetivo principal de la contabilidad es escribir la historia de la entidad y proporcionar información financiera. Quienes toman las decisiones administrativas necesitan de esa información financiera de las Instituciones para realizar una buena planeación y control de las actividades de la organización. Objetivo de la Norma. Dar a conocer los Lineamientos mínimos relativos al diseño e integración del registro en los Libros Diario, Mayor e Inventarios y Balances (Libros Principales de Contabilidad (Registro Electrónico)) del Sistema de Contabilidad Gubernamental, que deberán ser elaborados por los entes públicos por un período o a una fecha determinada, sobre la base de las operaciones u eventos económicos que le afecten, los saldos de las cuentas o el levantamiento físico de inventarios. Atendiendo a la Ley de Contabilidad, lineamientos emitidos, naturaleza del ente público y de sus operaciones, se deben llevar los libros necesarios para: a) Asentar en orden cronológico todas las operaciones, a nivel transaccional; b) Obtener el registro de todas las operaciones que han afectado cada cuenta, en movimientos de débito y crédito; c) Asentar, derivado de una toma física, la cantidad de existencias al final del ejercicio de los inventarios de Materias Primas, Materiales y Suministros para Producción, Almacén de Materiales y Suministros de Consumo y Bienes Muebles e Inmuebles; d) Registrar los estados y la información financiera básica del ente público; e) Permitir la completa identificación analítica de las operaciones. Para tal fin se deberán llevar los auxiliares necesarios. Bajo el sistema de registro electrónico, se deberá grabar dicha información en discos ópticos o en cualquier otro medio electrónico que autorice la Unidad Administrativa o instancias competentes en materia de contabilidad gubernamental. En cumplimiento al párrafo anterior, los entes públicos deberán: a) Almacenar en medios electrónicos todos los registros contables y presupuestarios de las operaciones y eventos económicos que afecten al ente público; b) Garantizar la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo, debiendo asegurarse, en todo caso, la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones; c) Contar con medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad y conservación de los documentos base o soporte del registro contable-presupuestal; d) Contar con respaldos adicionales con medidas de seguridad. e) Generar un archivo electrónico al cierre de cada mes; f) Generar un archivo electrónico al cierre de cada año, con las cifras emitidas en Cuenta Pública, el cual deberá generarse a más tardar en la fecha en que se entregue la misma; En ningún caso se limita la posibilidad de que se tengan los libros encuadernados, empastados y foliados consecutivamente. Para lo anterior, se deberán obtener y contar a partir del Sistema de Contabilidad Gubernamental con los Libros Diario, Mayor e Inventarios, Almacén y Balances. LIBRO DIARIO En este libro se registran en forma descriptiva todas las operaciones, actos o actividades siguiendo el orden cronológico en que éstos se efectúen, indicando la cuenta y el movimiento de débito o crédito que a cada una corresponda, así como cualquier información complementaria que se considere útil para apoyar la correcta aplicación en la contabilidad de las operaciones, los registros de este libro serán la base para la elaboración del Libro Mayor. Nombre del Ente Público LIBRO DIARIO DEL día AL día DE mes DEL año (CIFRAS EN PESOS Y CENTAVOS) PAGINA 1 DE 1 HORA 00:00 FECHA Día/Mes/Año FECHA No. DE EVENTO No. DE ASIENTO DOCUMENTO FUENTE CODIGO Y NOMBRE DE LA CUENTA DESCRIPCION MONTO ($) CONTABLE PRESUPUESTAL DEBE HABER CODIGO NOMBRE CODIGO NOMBRE 25-09-XX 2506 1 Factura 5.1.3.1 Servicios Básicos 8.2.5 Presupuesto de Egresos Devengado Por la contratación de servicios básicos telefonía tradicional 10,000.00 2.1.1.2 Proveedores por pagar a corto plazo 8.2.4 Presupuesto de Egresos Comprometido 10,000.00 15-10-XX 2506 2 Factura 2.1.1.2 Proveedores por pagar a corto plazo 8.2.7 Presupuesto de Egresos Pagados Pago Total de la factura 05 10,000.00 1.1.1.2 Bancos/Tesorería 8.2.6 Presupuesto de Egresos Ejercido 10,000.00 SUBTOTAL 20,000.00 20,000.00 TOTAL 20,000.00 20,000.00 Libro Mayor En este libro, cada cuenta de manera individual presenta la afectación que ha recibido por los movimientos de débito y crédito, de todas y cada una de las operaciones, que han sido registradas en el Libro Diario, con su saldo correspondiente. Se presenta a nivel de cuenta de mayor o subcuenta, en apego al Manual de Contabilidad Gubernamental en su capítulo III Plan de Cuentas emitido por el CONAC. Nombre del Ente Público LIBRO MAYOR 1.1.1.2 Bancos/Tesorería EJERCICIO DELXXXX (CIFRAS EN PESOS Y CENTAVOS) PAGINA 1 DE 1 HORA 00:00 FECHA Día/Mes/Año FECHA No. DE EVENTO DESCRIPCION MONTO ($) SALDO DEBE HABER 05-09-XX 1089 Participación del mes 1’250,000.00 1’250,000.00 25-09-XX 2506 Pagos al proveedor 2509 25,000.00 1’225,000.00 26-09-XX 2206 Comisiones Banamex 15,000.00 1’210,000.00 30-09-XX 2116 Pago de la 2ª quincena del mes 500,000.00 710,000.00 SUBTOTAL 1’250,000.00 537,000.00 TOTAL LIBRO DE INVENTARIOS, ALMACEN Y BALANCES Uno de los conceptos de mayor trascendencia en la Ley de Contabilidad es el de Inventarios, Almacén y Balances. En este libro, al terminar cada ejercicio, se deberá registrar el resultado del levantamiento físico del inventario al 31 de diciembre de año correspondiente, de materias primas, materiales y suministros para producción, almacén de materiales y suministros de consumo e inventarios de bienes muebles e inmuebles, el cual contendrá en sus auxiliares una relación detallada de las existencias a esa fecha, con indicación de su costo unitario y total. Cuando la cantidad y diversidad de materiales, productos y bienes dificulte su registro detallado, éste puede efectuarse por resúmenes o grupos de artículos, siempre y cuando aparezcan discriminados en registros auxiliares. El control de inventarios y almacén se debe llevar en registros auxiliares, identificándolo, por unidades o grupos homogéneos. En caso que los procesos de producción o transformación dificulten el registro por unidades, se hará por grupos homogéneos. Respecto a los bienes muebles e inmuebles, los entes públicos deberán registrar en su contabilidad los siguientes: Los inmuebles destinados a un servicio público conforme a la normativa aplicable; excepto los considerados como monumentos arqueológicos, artísticos o históricos conforme a la Ley de la materia; Mobiliario y equipo, incluido el de cómputo, vehículos y demás bienes muebles al servicio de los entes públicos, y III. Cualesquiera otros bienes muebles e inmuebles que el CONAC determine que deban registrarse. Los registros contables de los bienes muebles e inmuebles se realizarán en cuentas específicas del activo. (artículo 23 LGCG) Para dar cumplimiento, a lo señalado en las fracciones I, II y III, anteriores, los entes públicos: a) Elaborarán un registro auxiliar sujeto a inventario de los bienes muebles o inmuebles bajo su custodia que, por su naturaleza, sean inalienables e imprescriptibles, como lo son los monumentos arqueológicos, artísticos e históricos. b) Deberán llevar a cabo el levantamiento físico del inventario de los bienes muebles e inmuebles. Dicho inventario deberá estar debidamente conciliado con el registro contable. En el caso de los bienes inmuebles, no podrá establecerse un valor inferior al catastral que le corresponda. c) Contarán con un plazo de 30 días hábiles para incluir en el inventario físico los bienes que adquieran. d) Publicarán el inventario de sus bienes a través de internet, el cual deberán actualizar, por lo menos, cada seis meses. Los municipios podrán recurrir a otros medios de publicación, distintos al internet, cuando este servicio no esté disponible, siempre y cuando sean de acceso público. Por lo tanto para la integración del Libro de Inventarios, Almacén y Balances se deberá contar con: LIBRO DE INVENTARIOS DE MATERIAS PRIMAS, MATERIALES Y SUMINISTROS PARA PRODUCCION En este libro registrarán las existencias derivadas del levantamiento físico del Inventario de Materias Primas, Materiales y Suministros para producción, según se trate identificándolo por cuenta y subcuenta, cantidad, unidad de medida, costo unitario y monto. Se deberá llevar un analítico auxiliar de este libro por tipo de materiales, cuenta y subcuentas del catálogo de bienes armonizados con el Clasificador por Objeto de Gasto en su concepto 2300 y la Lista de Cuentas a quinto nivel. LIBRO DE ALMACEN DE MATERIALES Y SUMINISTROS DE CONSUMO En este libro registrarán las existencias derivadas del levantamiento físico del Inventario de Materias Primas, Materiales y Suministros de consumo, según se trate, identificándolo por cuenta y subcuenta, cantidad, unidad de medida, costo unitario y monto. Se deberá llevar un analítico auxiliar de este libro por tipo de materiales, cuenta y subcuentas del catálogo de bienes armonizados con el Clasificador por Objeto de Gasto en sus conceptos 2100, 2400, 2500, 2600, 2700 y 2900 y la Lista de Cuentas a quinto nivel. LIBRO DE INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES En este libro registrarán la relación o lista de bienes muebles e inmuebles comprendidas en el activo por subcuenta, la cual debe mostrar la descripción de los mismos, códigos de identificación y sus montos por grupos y clasificaciones específicas. Se deberá llevar un analítico auxiliar de este libro al mayor nivel de desagregación, del catálogo de bienes armonizados con el Clasificador por Objeto de Gasto en su capítulo 5000 y la Lista de Cuentas a quinto nivel. LIBRO DE BALANCES En este libro incluirán los estados del ente público en apego al Manual de Contabilidad Gubernamental, en su capítulo VII Normas y Metodología para la Emisión de Información Financiera y Estructura de los Estados Financieros Básicos del Ente Público y Características de sus Notas, emitido por el CONAC. Los estados y la información financiera que forme parte del libro de balances, será por cada uno de los ejercicios con cifras del período y al cierre del mismo, según corresponda Conclusión. Es conveniente cumplir con con estas diposiciones, ya que aparte de evitar sanciones, y dejar escrita operación por operación los movimientos de las Instituciones, facilita la fiscalización y la rendición de cuentas además de ser una herramienta muy importante para la planeación y la toma de deciciones; por lo que es recomendable revisar los aplicativos (Software) que contengan estos registro y sobre todo que cumplan con las normas correspondientes. Guadalajara, Jalisco septiembre 2022 José Antonio Guerrero Muñoz Contador Público Certificado por el IMCP Maestro en Contabilidad y Auditoria Gubernamental