“Provisiones y reservas en el Sector Público” La finalidad del presente documento es concientizar a los funcionarios del Gobierno a desarrollar una serie de actividades como parte de un mecanismo de registro y reconocimiento de pasivos y que es posible eliminar la responsabilidad a futuro, dentro del marco jurídico correspondiente, además de abonar a la transparencia y rendición de cuentas. Autor: José Antonio Guerrero Muñoz CPC y master en Contabilidad y Auditoría Gubernamental. Presidió la Comisión del Sector Público en el Colegio de Contadores Públicos de Guadalajara Jalisco, A. C. (2013/2013)
Publicación del Libro «Provisiones y Reservas en el Sector Público», el documento propone un mecanismo de creación de provisiones, derivadas de las demandas laborales en el Sector Público, con la intención de contar con recursos para hacer frente los compromisos derivados de las sentencias y evitar posibles sanciones a los funcionarios actuales por desacato al no cumplir una orden jucical por falta de dinero. Autor: José Antonio Guerrero Muñoz CPC Master en Contabilidad y Auditoría Gubernamental
Actualización de la UMA: Diario: 1032.74 Mensual: 3,153.70 Anual 37,844.40 A partir del 1ero de febrero del 2023 En concordancia con las “Reglas Específicas del Registro y Valoración del Patrimonio”, emitidas por el CONAC, específicamente en el punto 8, “Monto de capitalización de los bienes muebles e intangibles”, que al detalle establece: Los bienes muebles e intangibles cuyo costo unitario de adquisición sea menor a 70 veces el valor diario de la Unidad de Medida y Actualización (UMA), podrán registrarse contablemente como un gasto y serán sujetos a los controles correspondientes. Los bienes muebles e intangibles cuyo costo unitario de adquisición sea igual o superior a 70 veces el valor diario de la UMA, se registrarán contablemente como un aumento en el activo no circulante y se deberán identificar en el control administrativo para efectos de conciliación contable. Excepto en el caso de intangibles, cuya licencia tenga vigencia menor a un año, caso en el cual se le dará el tratamiento de gasto del período. Por lo tanto, el Importe de las 70 UMAS para este 2023 es de $7,261.80; dato importante para efecto del registre de las adquisiciones. Lo anterior siempre y cuando se haya adoptado es te documento como Noma Interna en el Organismo. Es conveniente comentar que es posible que alguna Institución elabore dentro de las políticas Interna un tope diferente, ya sea en UMAS o en Cantidad Fija. Quedo a la Orden para cualquier comentario. Enero 2023 José Antonio Guerrero Muñoz COP Master en Contabilidad y Auditoría Gubernamental
IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS PROCESOS (Primera parte) “Proceso: Conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación artificial”. En la actualidad, la Administración Pública está experimentando una transformación muy importante en sus estructuras, tratando de ofrecer el mejor servicio y la mejor respuesta a las necesidades de sus usuarios y al cumplimiento las obligaciones que le establecen la normatividad correspondiente. Después de 14 años de emitida la Ley General de Contabilidad Gubernamental; así como otras disposiciones, como la Ley de Disciplina Financiera de las Entidades Federativas y los Municipios; la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública; entre otras, las instituciones públicas mantienen la necesidad de revisar, verificar y en su caso modificar los procesos de operación, con la intención de ajustarse a los nuevos tiempos y hacer más eficientes y eficaces la aplicación de recursos y contribuir a la rendición de cuentas. Para afrontar con éxito la identificación y el análisis de los procesos, se indican las etapas a seguir: – Constitución y formación del Grupo de Mejora. – Elaboración del mapa de procesos y de la documentación de los procesos identificados. – Confirmación del mapa de procesos con los responsables de las áreas y/o procesos. – Verificar que las actividades descritas en los procesos sean los que establece la normatividad interna (manual de procedimiento y definición en el reglamento) Previamente a la elaboración del mapa de procesos de una Dirección o área, es necesario que se tenga claro la Misión y Visión del área. La Misión es la razón de ser de la Dirección o Unidad, debe definirse en una oración donde se explique el propósito fundamental de su existencia, es decir, a qué se dedica, quiénes son sus clientes y su diferencia en relación a otras Direcciones o Unidades, con funciones similares. Es decir, por qué el usuario o cliente utiliza ese los servicios de la Dirección. Algunas preguntas que pueden ayudar a la hora de definir la Misión son las siguientes: – ¿Quiénes somos? – ¿A qué nos dedicamos? – ¿Cuál es nuestra razón de ser? – ¿Por qué existimos? – ¿Por qué y para qué hacemos lo que hacemos? – ¿Para quién lo hacemos? – ¿Cómo lo hacemos? – ¿En qué nos diferenciamos? La Visión es el estado que desea alcanzar en la Dirección en el futuro, para poder cumplir la Misión. Se define en una declaración que presenta los valores y principios. Los valores son aquéllos principios de comportamiento que el personal de la Dirección deberá asumir para que la Institución tenga éxito. Algunas preguntas que pueden ayudar a la hora de definir la Visión son las siguientes: – ¿Qué y cómo queremos ser dentro de unos años? – ¿En qué nos queremos convertir? – ¿Qué valores respetamos? – ¿En qué nos diferenciamos? – ¿Para quién hacemos lo que hacemos? Tanto la Misión como la Visión deben ser conocidas y compartidas por todos los miembros de la Dirección y por todos aquellos que tengan relación con el mismo. Por tanto, se deben publicar y difundir en forma adecuada a los involucrados e interesados. Toma mucha importancia Identificar de los grupos de interés Grupo de interés: son todos aquellos que tienen interés en los servicios y operaciones que desarrolla la organización. Entre los que podemos destacar a: clientes, empleados, proveedores, etc. Cliente/usuario: es la persona que utiliza los servicios de la dirección o departamento. Antes de elaborar el mapa de procesos, se deberá tener identificados a sus grupos de interés. A la hora de identificar los grupos de interés del servicio, es aconsejable utilizar la tormenta de ideas, donde todos los participantes aportarán sus ideas sobre cuáles son los grupos de interés del Servicio. A continuación, se identifican los distintos grupos y se relacionan con los servicios y/o actividades demandadas. No podemos olvidar que los procesos clave estarán dirigidos a cubrir las necesidades y expectativas de los clientes y usuarios. Por ello, deberán estar claramente identificados. Necesidades y expectativas de los clientes/usuarios Las necesidades de los clientes/usuarios marcarán la existencia de los procesos clave dentro del Servicio. Se Realizan funciones y actividades porque existen necesidades que se han de cubrir o normas que cumplir. Las expectativas de los clientes/usuarios marcarán las características que esperan que tengan los servicios demandados. El nivel de satisfacción del cliente/usuario o cumplimiento de las disposiciones dependerá de cómo se cubran sus expectativas y necesidades de realizarlas. La Dirección centrará sus esfuerzos en cubrir las tareas que los clientes/usuarios o normatividad debe alcanzar el mayor grado de satisfacción y cumplimiento. Los niveles de prestación del servicio que el cliente puede apreciar se pueden resumir en: Básicos: son imprescindibles para cubrir las necesidades básicas. requisitos mínimos que se deben cubrir. Esperados: valores o requisitos que el cliente da por supuestos. Deseados: valores o requisitos que el cliente no espera, pero los valora y aprecia. No previstos: atributos sorpresa, más allá de las expectativas. Para que el cliente quede satisfecho, su percepción tendrá que ser superior a sus expectativas. Percepción/Expectativas = Satisfacción Es posible que se localicen deficiencias en la realización del servicio o cumplimiento de las obligaciones, puede ser que existe una diferencia entre las actividades que se realizan y el deber ser. Elaboración del mapa de procesos. Entendemos por proceso: el conjunto de actividades y recursos, interrelacionados, que transforman elementos de entrada en elementos de salida, aportando valor añadido para el cliente/usuario y para la rendición de cuentas. El procedimiento es: la forma específica de llevar a término un proceso o una parte del mismo. Dependiendo del caso podrá o no recogerse por escrito. El resultado del proceso dependerá de los recursos que se utilicen (humanos, materiales), mientras que los procedimientos son, simplemente: una serie de instrucciones que sirven de guía para realizar un proceso, o una parte del mismo. El mapa de procesos recoge la interrelación de todos los procesos que realiza una organización. Clasificación de los procesos. Todos los procesos que se realizan en un Servicio de una Unidad o Dirección tienen que ser necesarios (si no lo fueran habría que eliminarlos). Algunos de ellos constituyen los procesos vitales. Ésta es la verdadera misión del Servicio y, todos los demás, trabajan para ellos, ya sea complementándolos o haciéndolos posibles. Así cualquier proceso puede catalogarse como importante Para lograr una visión, en conjunto, que nos permita tener presente todo lo que es vital y lo que no lo es, resulta necesario realizar una clasificación. Es por ello que se hace de acuerdo a la importancia estratégica para la calidad y cumplimiento de las disposiciones, dividiendo los procesos en tres niveles: procesos estratégicos, procesos operativos o claves y procesos de soporte. Esta clasificación de los procesos se dará conocer en el siguiente publicación (segunda arte). José Antonio Guerrero Muñoz CPC Maestro en Contabilidad y Auditoría Gubernamental
*Organismos no contemplados en la Ley General de Contabilidad Gubernamental (LGCG)* La Constitución Política para el Estado de Guanajuato en su artículo 2 deja claro el principio de legalidad al establecer: El Poder Público únicamente puede lo que la Ley le concede y el gobernado todo lo que ésta no le prohíbe. Los servidores públicos respetarán el ejercicio del derecho de petición… Por su parte la Ley General de Contabilidad Gubernamental (LGCG) indica en su primer artículo: La presente Ley es de observancia obligatoria para los poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial de la Federación, los estados y el Distrito Federal (hoy Cd. de México); los ayuntamientos de los municipios; los órganos político-administrativos de las demarcaciones territoriales del Distrito Federal (hoy Cd. de México); las entidades de la administración pública paraestatal, ya sean federales, estatales o municipales y los órganos autónomos federales y estatales. Por lo que surge la Pregunta: ¿Qué pasa con los: Organismos Intermunicipales; Organismos Inter estatales? ¿Deben cumplir o no con la LGCG y documentos de CONAC? La Respuesta es categórica: Desde el punto de vista literal y bajo el principio de legalidad NO La Fracción XII, del artículo 4 de la LGCG; define los Entes públicos: como, los poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial de la Federación y de las entidades federativas; los órganos autónomos de la Federación y de las entidades federativas; los ayuntamientos de los municipios; los órganos político-administrativos de las demarcaciones territoriales del Distrito Federal; (Hoy Cd. De México) y las entidades de la administración pública paraestatal federal, estatal o municipal; Dentro de la normatividad el Consejo Nacional de Contabilidad (CONAC) Explica el postulado básico, al indicar que: El ente público es establecido por un marco normativo específico, el cual determina sus objetivos, su ámbito de acción y sus limitaciones; con atribuciones para asumir derechos y contraer obligaciones. En nuestra investigación localizamos otra definición en Ley Orgánica de la Administración Pública Federal El ente público es aquel que tiene las atribuciones para asumir derechos, y contraer obligaciones derivadas de las facultades que le confieren los marcos jurídicos y técnicos que le apliquen; es decir, que maneje, utilice, recaude, ejecute o administre recursos públicos. Lo anterior con la intención de dejar claro, qué es un ente público; ahora intentare abordar el tema de las entidades de la administración Pública, con los que los poderes ejecutivos, tanto el federal como de las entidades federativas, se auxilia para realizar actividades específicas, mencionadas en todas las leyes Orgánicas, y como ejemplo me refiero a la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal Artículo 3o.- El Poder Ejecutivo de la Unión se auxiliará en los términos de las disposiciones legales correspondientes, de las siguientes entidades de la administración pública paraestatal: I.- Organismos descentralizados; II… En la misma Ley Orgánica encontramos que el: Artículo 45.- Son organismos descentralizados las entidades creadas por ley o decreto del Congreso de la Unión o por decreto del Ejecutivo Federal, con personalidad jurídica y patrimonio propios, cualquiera que sea la estructura legal que adopten. Por su parte la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, en el artículo 115, reza: Los estados adoptarán, para su régimen interior, la forma de gobierno republicano, representativo, democrático, laico y popular, teniendo como base de su división territorial y de su organización política y administrativa, el municipio libre, conforme a las bases siguientes: En esta misma disposición Fracción III, inciso (i), faculta a: Los Municipios, previo acuerdo entre sus ayuntamientos, podrán coordinarse y asociarse para la más eficaz prestación de los servicios públicos o el mejor ejercicio de las funciones que les correspondan. En este caso y tratándose de la asociación de municipios de dos o más Estados, deberán contar con la aprobación de las legislaturas de los Estados respectivas.…. Sin embargo, El artículo 1 de la propia LGCG, en su primer párrafo, dictamina que: La presente Ley es de orden público y tiene como objeto establecer los criterios generales que regirán la contabilidad gubernamental y la emisión de información financiera de los entes públicos, con el fin de lograr su adecuada armonización. Conclusión.– Todos los Organismos públicos que son creados bajo la normatividad de la administración pública, cualquiera que sea la forma de constitución, se encuentra obligada a cumplir con la LGCG y documentos de CONAC. Ya sean estos como OPD’s, empresas de participación o Fideicomisos. A continuación mencionaré algunos organismos del estado de Jalisco como muestra del tema, los cuales se encuentran en esta situación Ejemplo de Intermunicipales. Instituto Metropolitano de Planeación del Área Metropolitana de Guadalajara (El Salto, Guadalajara, Ixtlahuacán de los Membrillos, Juanacatlán, Tlaquepaque, Tlajomulco de Zúñiga, Tonalá y Zapopan) Junta Intermunicipal de Medio Ambiente para la Gestión Integral de la Cuenca Baja del Río Ayuquila de Autlán de Navarro (JIRA) Autlán de Navarro, Ejutla, El Grullo, El Limón, Tonaya, Tolimán, Tuxcacuesco, San Gabriel, Unión de Tula y Zapotitlán de Vadillo Junta Intermunicipal de Medio Ambiente para la Gestión Integral de la Cuenca Baja del Río Coahuayana de Tamazula de Gordiano (JIRCO) Concepción de Buenos Aires, Gómez Farías, Mazamitla, Pihuamo, Quitupán, Tamazula de Gordiano, Tecalitlán, Tonila, Tuxpán, Valle de Juárez, Zapotiltic y Zapotlán el Grande Junta Intermunicpal de Medio Ambiente de La Huerta (JICOSUR) Junta Intermunicpal de Medio Ambiente de Sierra Occidental y Costa; Atenguillo, Cabo Corrientes, Guachinango, Mascota, Mixtlán, San Sebastián del Oeste y Talpa de Allende (JISOC) Sistema Intermunicipal del Manejo de Residuos (EJIAS) Y/O (JIAS) Acatic, Arandas, Cañadas de Obregón, Jalostotilán, Jesús María, Mexticacán, San Ignacio Cerro Gordo, San Julián, San Miguel El Alto, Tepatitlán de Morelos, Valle de Guadalupe y Yahualica de González Gallo. Sistema Intermunicipal del Manejo de Residuos LAGUNAS (Zapotlán el Grande, Gómez Farías y Amacueca) Sistema Intermunicipal del Manejo de Residuos Mazamitla, Quitupan, Tizapán el Alto, Valle de Juárez. Sta. María del Oro, Tuxcueca, Concepción de Buenos Aires, La Manzanilla de la Paz, Marcos Castellanos (SIMAR SURESTE) Sistema Intermunicipal del Manejo de Residuos Tecalitlán, Tamazula, Tuxpán, Pihuamo, Jilotlán, Zapotiltic, Tonila (SIMAR SUR SURESTE) Asociación Intermunicipal para la Protección del Medio Ambiente y Desarrollo Sustentable del Lago Chapala (AIPROMADES) IPROMADES se creó en 2009. Está conformada por 16 municipios de Jalisco José Antonio Guerrero Muñoz CPC Especialista en Contabilidad Gubernamental Septiembre 2022